Mantenere l’email dopo la cessazione del rapporto di lavoro viola la privacy

Mantenere l’email dopo la cessazione del rapporto di lavoro viola la privacy

Trattamento illecito degli account di posta elettronica degli ex dipendenti: ventimila euro di sanzione!

La gestione dei dati degli ex dipendenti costituisce una delicata questione, soprattutto in relazione alla privacy e alla conformità normativa. Un recente caso riguarda una società di Piacenza che è stata sanzionata per il trattamento illecito degli account di posta elettronica dei suoi ex dipendenti.

Secondo quanto emerso dall’istruttoria condotta dall’Autorità, la società ha mantenuto attivi gli account di posta elettronica degli ex dipendenti anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro, consentendo inoltre al presidente del consiglio di amministrazione di accedervi per alcuni mesi. Questo accesso era giustificato dal desiderio di garantire la continuità operativa dell’azienda, ma è stato considerato una violazione della privacy degli ex dipendenti.

L’Autorità ha stabilito che lo scambio di corrispondenza elettronica su un account aziendale individuale costituisce un trattamento di dati personali e che l’accesso agli account dopo la cessazione del rapporto di lavoro è illegittimo. Anche se il presidente del consiglio di amministrazione affermava di aver cercato solo comunicazioni rilevanti per la continuità aziendale, l’accesso alla totalità dei messaggi era comunque avvenuto.

Secondo le indicazioni del Garante, una pratica lecita sarebbe stata quella di attivare un messaggio di risposta automatico sugli account in questione, informando i terzi dell’imminente disattivazione degli stessi e fornendo altri indirizzi email alternativi. Inoltre, sarebbero state necessarie misure per impedire l’accesso ai messaggi in arrivo e la visualizzazione degli stessi durante il periodo di attivazione del messaggio automatico.

Di fronte a tali violazioni, l’Autorità ha inflitto una sanzione amministrativa alla società, condannandola al pagamento di ventimila euro. Tuttavia, è stata concessa la possibilità di definire la controversia mediante il pagamento di un importo pari alla metà della sanzione entro i termini stabiliti.[Provvedimento del 7 marzo 2024 [10009004], Registro dei provvedimenti n. 140 del 7 marzo 2024].”

Questo caso evidenzia l’importanza di rispettare la privacy degli ex dipendenti e di conformarsi alla normativa sulla protezione dei dati personali anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro.