Privacy in condominio: Regole, Responsabilità e Buone Prassi

Con l’entrata in vigore del Regolamento Europeo 2016/679 sulla protezione dei dati personali (GDPR), anche il mondo condominiale ha dovuto adeguarsi a nuove esigenze di trasparenza, sicurezza e corretta gestione delle informazioni personali. Il trattamento dei dati nel contesto del condominio — spesso dato per scontato — è in realtà una delle sfide più sottovalutate e diffuse nella quotidianità.

Che si tratti della gestione delle morosità, dell’uso delle telecamere di videosorveglianza, della comunicazione interna o della pubblicazione di documenti, ogni trattamento di dati deve essere conforme al quadro normativo europeo e alla normativa nazionale, con particolare riferimento ai chiarimenti forniti dal Garante per la protezione dei dati personali.

Il Condominio è un Titolare del Trattamento?

La risposta è sì, seppur in senso collettivo. Il condominio, inteso come entità composta dai suoi comproprietari, assume la responsabilità di titolare del trattamento dei dati personali dei condomini, dei dipendenti (come portieri e custodi), dei fornitori e di eventuali soggetti terzi. È bene sottolineare che questa qualifica giuridica non spetta all’amministratore in quanto tale, ma al condominio rappresentato dall’amministratore, il quale agisce in nome e per conto dell’assemblea.

L’amministratore, quindi, è l’esecutore delle decisioni condominiali e deve agire rispettando i principi di liceità, correttezza e trasparenza sanciti dal GDPR. È suo compito garantire che il trattamento dei dati sia effettuato solo per finalità legittime, definite e coerenti con la vita condominiale.

Registro dei Trattamenti

Un primo adempimento è la tenuta del Registro dei Trattamenti

In presenza di trattamenti sistematici o ricorrenti — come nel caso della videosorveglianza, dei pagamenti elettronici, delle comunicazioni digitali o dei contratti con fornitori — è obbligatorio mantenere il Registro dei Trattamenti, come previsto dall’art. 30 del GDPR.

Questo registro non è richiesto per le attività occasionali di trattamento, ma se il condominio gestisce dati identificativi o fa ricorso regolarmente a responsabili esterni (ad esempio società di vigilanza, manutenzione ascensori, servizi di pulizia), diventa uno strumento essenziale di accountability.

Videosorveglianza in Condominio

Uno dei temi più delicati riguarda l’installazione di telecamere nelle parti comuni dell’edificio. La videosorveglianza condominiale è lecita, ma deve essere approvata dall’assemblea con il voto favorevole della maggioranza degli intervenuti e di almeno la metà dei millesimi.

Inoltre, l’amministratore deve:

• Installare cartelli ben visibili con l’indicazione che l’area è videosorvegliata;
• Limitare la conservazione dei filmati a 24-72 ore, salvo specifiche necessità (atti vandalici, furti, ecc.);
• Impedire la visione delle immagini a soggetti non autorizzati;
• Redigere un’adeguata informativa e, se necessario, una valutazione d’impatto (DPIA) qualora il trattamento comporti rischi elevati per i diritti degli interessati.

Comunicazioni e Bacheca Condominiale

Anche le modalità di comunicazione all’interno del condominio devono rispettare i principi di minimizzazione dei dati e limitazione delle finalità.

Esporre in bacheca o nelle scale elenchi di morosità, sanzioni disciplinari, lettere personali o altri dati sensibili senza il consenso dell’interessato è una pratica illecita. L’informazione deve essere resa disponibile solo all’interessato o, se necessario, a un numero limitato di destinatari. L’uso della PEC o della posta ordinaria per le comunicazioni personali è preferibile.

La bacheca può essere utilizzata per affissioni generali, come la convocazione di assemblee, interventi tecnici programmati o avvisi sulle regole di convivenza, ma non per veicolare dati personali.

Email e Trattamento Digitale

Molti amministratori si avvalgono ormai di piattaforme digitali per la gestione condominiale. L’utilizzo di gestionali, sistemi di convocazione elettronica o aree riservate online deve prevedere specifici accorgimenti per tutelare la riservatezza:

• Accesso protetto da credenziali;
• Crittografia dei dati;
• Autenticazione a due fattori (quando disponibile);
• Backup e sistemi di disaster recovery;
• Limitazione dell’accesso alle sole persone autorizzate.

Inoltre, nei casi in cui vengano utilizzati servizi cloud esterni, bisogna verificare che i dati non vengano trasferiti verso Paesi extra-UE privi di decisione di adeguatezza.

Assemblea Condominiale e Dati Sensibili

Nel corso delle assemblee è possibile discutere anche di dati personali dei condomini, ad esempio morosità, richieste di intervento medico, controversie tra vicini.

In questi casi è importante che:

• Le informazioni siano condivise solo nella misura necessaria;
• Non vengano diffusi dati non pertinenti o eccedenti rispetto al punto all’ordine del giorno;
• Si adottino misure di riservatezza (es. verbalizzazione discreta, documentazione riservata).

Il verbale dell’assemblea può contenere riferimenti personali solo se strettamente rilevanti per le decisioni prese.

Minori e Dipendenti

Nel caso in cui il condominio impieghi lavoratori (portieri, addetti alle pulizie), i loro dati vanno trattati nel rispetto delle norme in materia di lavoro e privacy.

Se nell’edificio risiedono minori, la protezione dei loro dati assume una valenza ancora maggiore: installare videocamere nei pressi di aree frequentate da bambini (es. cortili, spazi comuni) richiede una valutazione d’impatto e misure di protezione rafforzate.

Violazioni e Data Breach

Il condominio è tenuto a registrare eventuali violazioni dei dati personali (Data Breach), documentando l’accaduto e le misure correttive adottate.

Qualora la violazione comporti un rischio elevato per i diritti delle persone, l’amministratore deve darne comunicazione al Garante Privacy e, se necessario, agli interessati. La mancata gestione di un Data Breach può comportare gravi conseguenze.

Sanzioni

Il mancato rispetto degli obblighi previsti dal GDPR può comportare sanzioni fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo, anche se nel caso dei condomìni il rischio maggiore è legato a reclami da parte dei condomini stessi, con possibili contenziosi o segnalazioni al Garante.

Conclusioni

La gestione dei dati in ambito condominiale non può più essere considerata un’attività residuale o marginale. Anche in un contesto apparentemente “informale” come quello del condominio, si applicano integralmente le regole sulla protezione dei dati personali.

Per amministratori, professionisti e condomini è dunque fondamentale comprendere l’importanza del trattamento corretto, adottare strumenti adeguati e predisporre un’organizzazione documentale conforme al GDPR.

Dotarsi di una privacy policy chiara, nominare correttamente i responsabili, gestire la videosorveglianza in modo trasparente, garantire la sicurezza dei dati digitali e formare le figure coinvolte sono passaggi necessari per evitare problematiche legali e costruire un ambiente condominiale più consapevole e rispettoso della privacy.

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